Foto: Noordwest Ziekenhuisgroep

Een schone en gastvrije omgeving met BVP

Noordwest Ziekenhuisgroep (Noordwest) wil een schone en gastvrije omgeving voor patiënt, bezoeker en medewerker. Naast een technisch en hygiënisch schoon ziekenhuis, definieert de ziekenhuisgroep beleving als de belangrijkste pijler voor succesvolle schoonmaak. Deze focus op kwaliteit was reden om de aanbesteding schoonmaak volgens de Best Value Procurement methode (BVP) uit te voeren. 
Een methode die gericht is op het vinden en waarderen van expertise binnen de kaders van de opdrachtdoelstelling en het plafondbedrag. VFM begeleidde Noordwest in het aanbestedingsproces.

“Het was voor ons zeer spannend traject”, vertelt Martijn van Dijken, Hoofd Hotelservice bij Noordwest Ziekenhuisgroep. “Het dossier schoonmaak is voor ons van groot belang. We willen immers een schoon en veilig ziekenhuis waar onze gasten patiënten en bezoekers zich thuis voelen. Daarbij komt dat de aanbesteding binnen een relatief kort tijdsbestek moest plaatvinden en op een voor ons volledig nieuwe wijze; BVP.”

BVP Methodiek 

De BVP methodiek is erop gericht om de opdracht aan die leverancier te gunnen die heeft aangetoond het beste de risico’s te minimaliseren en de kansen te benutten. BVP is gebaseerd op het nemen van verantwoordelijkheid, dominante informatie en het meten van prestaties. Dit leidt tot meer transparantie. De leverancier krijgt ruimte door het geven van vertrouwen waarbij de leverancier de leiding neemt en de opdrachtgever faciliteert. Het is de leverancier die laat zien wat hij kan presteren en hoe hij zichzelf meet.

De werkwijze van VFM 

“In de voorbereiding is veel aandacht besteed aan het meenemen van de diverse stakeholders in de kwaliteitsgedachte van Noordwest en het gedachtegoed van BVP”, vertelt Brigitta Schoonwater, Directeur & Managing Consultant bij VFM Facility Experts. “Vanuit de visie, missie en ambitie van Noordwest is de opdrachtdoelstelling voor schoonmaak gedefinieerd en de gewenste situatie in kaart gebracht.” Een belangrijk uitgangspunt was het selecteren van een partner met een gedeelde visie op schoonmaak, klantbeleving en procesverbeteringen.

“De aanpak van VFM was zeer constructief”, zegt van Dijken. “Vooraf werden 4 fases helder beschreven en in een planning gezet waardoor het traject voor ons overzichtelijk en behapbaar werd,  ondanks het korte tijdsbestek. Er werd op een zelfstandige wijze goed doorgepakt waarbij de belangen en wensen van de diverse stakeholders goed werden aangevoeld en meegenomen.”

Van het begin tot het eind is vanuit een multidisciplinair team naar het kwaliteitsvraagstuk gekeken en zijn de dossiers en de interviews beoordeeld. VFM begeleidde het projectteam van  Noordwest in alle stappen van het proces. “Het multidisciplinaire team van beoordelaars was unaniem enthousiast over de begeleiding vanuit VFM wat naast procesbegeleiding ook bestond uit kennisoverdracht”, aldus van Dijken. 

Resultaat

Intussen heeft Noordwest haar expert schoonmaak gevonden en zijn de voorbereidingen voor de daadwerkelijke start in volle gang. De samenwerking wordt verder ingevuld binnen het contract-management op basis van de BVP-principes. 
De focus op kwaliteit is een belangrijk onderdeel gebleken bij het vinden van de expert voor Noordwest. Een focus die wordt vastgehouden door met elkaar in gesprek te blijven over de risico’s, de beheersmaatregelen en de kwaliteit te monitoren. 

Toegevoegde waarde

“De manier waarop VFM ons ondersteund heeft was zeer professioneel”, vertelt van Dijken. “De kennis en ervaring van VFM op het gebied van BVP trajecten was voor ons van grote toegevoegde waarde. Niet alleen de kennis, maar ook de rustige, prettige no-nonsense manier van communiceren met zowel opdrachtgever, stakeholders als deelnemende partijen. Hierdoor verliep het traject prettig, hield iedereen zijn hoofd koel en werden de doelen gehaald.”

Bezettingsgraadmeting FMH